FUNCIONES

 FUNCIONES Y CARGOS

JEFE DE PRODUCCIÓN

 

• Vigilar y hacer cumplir la Prevención de Riesgos, Seguridad y Salud.
• Seguimiento de la producción en volumen y calidad, así como todas las tareas previas necesarias para su cumplimiento, incluido revisión de equipos y gestión de personal.
• Supervisar las líneas de trabajo durante todo el proceso de producción
• Administrar los programas de ingeniería del producto
• Establecer el control de calidad de cada lote de producción.

OPERARIOS

• Efectuar las reparaciones sencillas e informara sus superiores de los daños graves del equipo
• Seguir normas de seguridad pertinentes a fin de evitar accidentes de trabajo
• Responsabilizarse de todas las herramientas e implementos que le sean asignados
• Manejar y velar la adecuada utilización de toda la maquinaria que este a su cargo
• Verificar, monitorear y reportar los parámetros operativos y procesos de las áreas de trabajo

GERENTE: 

• Desarrollar y administrar políticas y programas.
• Desarrollar, promover e implementar relaciones públicas y programas promocionales.
• Preparar y administrar el presupuesto
• Contratar y dar entrenamiento al personal profesional, técnico y de oficina.

SECRETARIA GENERAL: 

• reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.
• Hacer una evaluación periódica de proveedores para verificar el cumplimient y servicios de estos
• Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente para que todos estén informados y desarrollar bien el trabajo asignado
• Atender y orientar al público que solicite los servicios de una manera cortes y amable para que la información sea más útil y clara.

JEFE ADNIMISTRATIVO: 

• Planear, dirigir, supervisar y controlar los recursos humanos, materiales, financieros  y presupuestales asignados a la Delegación, dentro del marco normativo vigente.
• Registrar y validar la información contable y presupuestal de la Delegación, con base en los sistemas de control e informáticos correspondientes y rendir los informes solicitados.
• Asesorar, coordinar y supervisar al responsable administrativo de las residencias de la circunscripción territorial que le corresponda, respecto de la información financiera, presupuestal, de recursos humanos y materiales, recopilando la documentación que se requiera de manera periódica.
• Formular, integrar y validar la información para la elaboración del anteproyecto del presupuesto de la Delegación y participar en su seguimiento y evaluación.
• Participar y aportar la información necesaria para la formulación del Programa Operativo Anual.
• Llevar a cabo el levantamiento físico anual del inventario de activo fijo, su actualización, resguardos correspondientes y reportarlo a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

     

ASISTENTE ADMINISTRATIVO:

• Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.
• Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.
• Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
• Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.
• Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.

COORDINADOR DE  SERVICIO AL CLIENTE:

• Atender de manera eficaz y eficiente a los clientes.
• Atraer a los clientes de manera servicial y amena ante la imagen de la organización.
• Llevar periódicamente los formatos de requisición a los diferentes movimientos.
• Realizar un informe semanal de las actividades realizada
• Recibir, tramitar y responder conjuntamente con el Asistente de Atención al Cliente las PQRS, garantizando el cumplimiento de los procedimientos establecidos y la normatividad vigente.
•  Realizar seguimiento a la atención de las PQR a través de comunicación con el cliente con el fin de verificar su satisfacción  

COORDINADOR DE ARCHIVO:

• Mantener un orden cronológico en los archivos de correspondencia enviada y recibida de los clientes residenciales, comerciales y gran generador, con sus respectivos soportes.
• Asesorar las diferentes unidades  sobre el manejo y control de los archivos administrativos, para el correcto traslado documental al archivo central.
• Elaborar cronograma de reuniones con las personas que integran las unidades que realizan gestión documental con el fin de garantizar el adecuado manejo, organización, conservación y custodia de los archivos a cargo de cada unidad
• Recibir y confrontar que la documentación consignada en los formatos de traslado haya quedado debidamente registrada y corresponda con lo entregado por la dependencia.
• Procesar los archivos que llegan por transferencia interna, marcando las carpetas y ubicándolas en las unidades de instalación (cajas).

JEFE FINANCIERO
 

• La asignación eficiente de fondos dentro de la organización
• La obtención de fondos en términos más favorables posibles.
• Determinar el mono apropiado de fondos que deben manejar la organización ( su tamaño y su crecimiento)
• Definir el destino de los fondos hacia activos específicos de manera eficiente
• Obtener fondos en las mejores condiciones posibles, determinando la composición de los pasivos

AUXILIAR CONTABLE
 

• Mantiene los registros financieros actualizados
• Manejo y control de inventarios
• El manejo o gestión de cartera
• Conciliaciones bancarias

TESORERO
 

• Gestión de los costos
• Realización de los pagos a proveedores
• Control del cumplimiento de las condiciones bancarias
• Pagos de nóminas 

JEFE DE TALENTO HUMANO

•  Asesorar a gerentes de otros departamentos sobre la interpretación y administración de políticas y programas de personal
•   Orientar las determinaciones de la empresa en materia salarial
• Organizar y dirigir reuniones informativas sobre políticas laborales y salariales
• Implementar manuales de funciones, estructura de planta de persona, programas de capacitación y desarrollo

ASISTENTE EN SALUD OCUPACIONAL:
 

• Investigar las causas que afectan la salud de los trabajadores
• Proponer medidas y desarrollo de actividades que procuren mantener la salud en los lugares y ambientes de trabajo
• Participar en actividades de capacitación en salud ocupacional
• Colaborar en el análisis de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales e indicar las medidas correctivas a que haya lugar para evitar su ocurrencia
• Promover la elaboración de planes de trabajo, por parte del comité al interior del programa de salud ocupacional, con el din de hacer efectivo el tiempo disponible para el cumplimiento de sus funciones 

AUXILIAR DE NOMINA
 

• Mantener registros de asistencia, licencias, horas ectras y otras situaciones administrativas para calcular el salario y beneficios a que tienen derecho los empleados
• Elaborar nomina manual o sistematizada teniendo en cuenta novedades de personal y deducciones correspondientes
• Completar, verificar y procesar formularios y documentación para la administración de beneficios como: subsidio familiar, seguridad social y retención en la fuente
• Atenter solicitudes y reclamos de empleados en relación con salarios y prestaciones sociales
• Consolidar informes estadísticos y estados de cuenta relacionados con salarios y prestaciones
• Liquidar y tramitar el pago de prestaciones sociales
• Preparar balances periódicos y conciliar con los reportes bancarios

JEFE DE VENTAS

• Preparar planes y presupuestos de ventas
• Establecer metas y objetivos
• Calcular la demanda y pronosticar las ventas
• Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas
• Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores

ASESOR COMERCIAL

• Antes de las ventas. Realizar prospecciones, organizar el tiempo, intentar descubrir nuevos sectores, establecer contacto previo con el cliente, preparar las rutas, preparar las visitas
• Durante la venta, la visita. Presentación, oferta, tratamiento de objeciones, cierre de la venta
• Después de la venta, el seguimiento. Análisis de cumplimiento de objetivos, informe de gestión diario o reporte, atender reclamaciones e incidencias.

REPRECENTANTE DE VENTAS

• Explicar promociones y ofertas disponibles para la venta
• Dar un servicio general
• Resolver dudas sobre el servicio
• Saber usar terminales y sistemas de pedidos
• Dar servicio postventa si no existe departamento concreto para tal labor

SUPERVISOR DE TRANSPORTE 

• Función de transporte, consiste en el transporte físico de los bienes desde el lugar de producción al consumo
• Función de diversificación, se produce cuando en un punto de venta un consumidor puede encontrar una gran variedad de bienes producidos de distintos lugares
• Función de fraccionamiento, consiste en la trasformación de los grandes lotes de producción en lotes o unidades de consumo que se adapten a la demanda de los consumidores. También se pueden realizar operaciones de agrupación o acumulación de la oferta al unir las cantidades producidas por distintos productores.
• Función de almacenamiento, debido a que la oferta y la demanda se producen en momentos distintos, es necesario realizar un ajuste entre ambas, mediante la realización de periodos de almacenamiento a lo largo del canal de distribución
•  Función de servicio, en muchos casos, los distribuidores añaden al producto de la empresa productora una serie de servicios adicionales que aumenten su valor (entrega, instalación, asesoramiento técnico…)
• Función de financiación, en los casos en los que los intermediarios compran el producto están realizando esta función al acortar el periodo de cobro de la empresa productora y asumiendo el riesgo inherente a la comercialización de los productos.